Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовую, примерную и индивидуальную. Типовая номенклатура дел является нормативным документом. Она составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, их единую индексацию. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые распространяется. Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которая должна иметь каждая организация. Индивидуальная номенклатура - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году.

Назначение номенклатуры дел.

В делопроизводстве организации номенклатура выполняет целый ряд функций:

1. Номенклатура дел используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры переносятся на обложки дел.
2. Номенклатура дел предварительно определяет сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов.
3. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.
4. Номенклатура дел служит учетным документом при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она также является основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.
5. Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Таким образом, номенклатура дел предприятия или учреждения является важным инструментом организации не только информационно-поисковых систем, но и в целом делопроизводства предприятия. Поэтому при ее составлении следует учитывать ряд требований.

Формирование дел- это группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.

Есть несколько правил, которыми нужно руководствоваться, чтобы оформление дел было упорядоченным и четким. Они установлены пунктом 3.5 Основных правил работы архивов организаций. Вот эти правила:

• подшивайте в дела только те документы, что предусмотрены номенклатурой. Если в течение года появляются какие-либо не предусмотренные номенклатурой документы, формируйте их в отдельные дела (для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера, см. главу «Номенклатура дел»);
• подшивайте документы в дела только после их исполнения, ведь неисполненный документ может еще понадобиться для работы, а изъять его из подшивки будет сложно;
• подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться;
• подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Многочисленные экземпляры и копии засоряют дела. Исключение могут составлять экземпляры со служебными пометками, визами и т. п.;
• в деле должно быть не более 250 листов. Слишком объемными делами неудобно пользоваться. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части)

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДОУ). В Инструкции, как правило, находят отражение следующие вопросы:

• кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;
• какие документы ставятся на контроль;
• этапы контроля исполнения документов;
• сроки исполнения документов;
• формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;
• отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;
• ведение контроля исполнения документов (постановка на контроль, проверка хода исполнения документов, продление срока исполнения, снятие документа с контроля);
• основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);
• обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов;

информирование руководства организации о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.