Документирование трудовых правоотношений - одна из наиболее  важных  функций  кадровой  службы  предприятия. 

В  состав  документации,  оформляемой  в  кадровой службе, входят документы различного  функционального  назначения:  первичные учетные (например, личная карточка Т-2), распорядительные  (приказ),  личные (трудовая книжка), по социальному обеспечению и т.д.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая  процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

    - прием, перевод и увольнение работников;

    - предоставление отпусков;

    - командирование.

При приеме  на  работе  фиксируются  основные  анкетно-биографические данные работника, условия его приема и  оплаты  труда.  Вся  эта  информация может в дальнейшем меняться, поэтому к  документации,  оформляющей  процессы движения   кадров,   можно   отнести   документы   об   изменении   анкетно-биографических данных и об изменении условий и оплаты труда.

Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в статьях ТК, на основании поданного работником  личного  заявления,  или  в связи с истечением срока действия контракта,  заключенного  на  определенный срок, или при наличии акта о нарушении трудовой дисциплины и т.д. Увольнение работников оформляется приказом по личному составу.

 Предоставление  отпусков  работником   предприятия   осуществляется   в соответствии  с   предварительно   утвержденным   графиком   отпусков.   При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть  составлено личное заявление с указанием причин переноса.

Предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу.

Командирование сотрудников предприятия; как правило,  обосновывается  в докладной  записке   руководителя   структурного   подразделения   (ведущего специалиста) и оформляется приказом по личному составу.

  При изменении условий  и  оплаты  труда  работников  предприятия  могут предварительно издаваться приказы  по  основной  деятельности  (например,  о реорганизации структуры  предприятия)  или  составляться  докладные  записки руководителей структурных  подразделений  (ведущих  специалистов),  а  затем оформляются приказы по личному составу.

Различают простые  (индивидуальные)  и  сложные  (сводные)  приказы  по личному составу. В индивидуальных  содержится  информация  только  об  одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках  независимо  от  того,  под какие управленческие действия они  подпадают  (прием,  перевод,  увольнение, изменение  фамилии  и  др.).  При  составлении  сводных   приказов   следует учитывать, что один  документ  не  должен  содержать  информацию  с  разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять  приказы  о  предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3  года)  срок хранения в отличие  от  других  кадровых  приказов,  хранящихся  75  лет.